Politique de confidentialité — École Privée Lumière SAS

1. Introduction et informations sur la société

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs, les parents, les élèves, les candidats, les visiteurs et, plus généralement, toute personne concernée, sur la manière dont École Privée Lumière SAS collecte, utilise, conserve, partage et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités d’établissement d’enseignement.

Le responsable du traitement est :

La présente politique est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), à la loi Informatique et Libertés modifiée, ainsi qu’aux exigences applicables en France en matière de protection des données personnelles.

2. Collecte et traitement des données

École Privée Lumière SAS peut collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes, selon votre relation avec l’établissement :

  • Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, sexe, photographie d’identité, numéro d’élève, nationalité.
  • Données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, coordonnées des représentants légaux.
  • Données relatives à la scolarité : niveau scolaire, classe, inscriptions, absences, retards, notes, bulletins, appréciations, participation aux activités, dossiers scolaires.
  • Données administratives et financières : facturation, paiements, bourses, justificatifs, informations nécessaires à la gestion des frais de scolarité et services associés.
  • Données de communication : échanges par courriel, téléphone, formulaires, rendez-vous, messages adressés à l’établissement.
  • Données techniques : adresse IP, journaux de connexion, identifiants de compte, données de navigation sur les services numériques de l’établissement.
  • Données sensibles ou particulières : uniquement lorsque cela est strictement nécessaire et autorisé par la loi, notamment des informations de santé ou d’aménagements spécifiques liés à la scolarité, sous réserve de garanties appropriées.

Les données sont collectées directement auprès de la personne concernée, de ses représentants légaux, ou, lorsque cela est permis, via des sources tierces légitimes telles que des autorités administratives, organismes de sécurité sociale, prestataires pédagogiques ou partenaires institutionnels.

3. Finalités du traitement des données

Les données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, notamment :

  • gérer les inscriptions, admissions et réinscriptions ;
  • assurer l’organisation, le suivi et l’évaluation de la scolarité ;
  • communiquer avec les élèves, parents et représentants légaux ;
  • gérer les absences, retards, incidents disciplinaires et mesures d’accompagnement ;
  • assurer la facturation, la comptabilité et le recouvrement ;
  • répondre aux obligations légales, réglementaires et administratives applicables aux établissements d’enseignement ;
  • gérer la sécurité des personnes, des biens et des accès aux locaux ;
  • faire fonctionner les outils numériques et les espaces en ligne de l’établissement ;
  • organiser des activités pédagogiques, périscolaires, culturelles ou sportives ;
  • traiter les demandes, réclamations et correspondances ;
  • assurer la prévention des risques, notamment en matière de santé, de sécurité et de protection des mineurs.

4. Bases légales du traitement

Selon les cas, les traitements reposent sur l’une ou plusieurs des bases légales suivantes :

  • L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment lors de l’inscription et de la gestion de la scolarité ;
  • Le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, administrative, sociale, éducative ou de sécurité ;
  • L’intérêt légitime de École Privée Lumière SAS, par exemple pour assurer la sécurité des locaux, améliorer ses services, prévenir la fraude ou gérer les relations avec les familles, dans le respect des droits et libertés fondamentaux des personnes concernées ;
  • Le consentement de la personne concernée, lorsqu’il est requis, notamment pour certains traitements facultatifs, communications non essentielles ou publications spécifiques ;
  • La sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne, dans des situations exceptionnelles ;
  • L’exécution d’une mission d’intérêt public, lorsqu’une disposition applicable l’impose ou l’autorise dans le cadre des activités éducatives concernées.

5. Partage des données et destinataires tiers

Les données personnelles peuvent être communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

  • le personnel habilité de École Privée Lumière SAS ;
  • les représentants légaux de l’élève, lorsque cela est pertinent et autorisé ;
  • les autorités administratives, judiciaires ou de contrôle compétentes ;
  • les prestataires informatiques, hébergeurs, éditeurs de logiciels, plateformes de communication, sous-traitants pédagogiques et administratifs ;
  • les organismes financiers, comptables, assureurs et conseils professionnels ;
  • les partenaires impliqués dans l’organisation d’activités scolaires, culturelles, sportives ou périscolaires ;
  • les transporteurs, cantines ou prestataires de services associés, lorsque cela est nécessaire à la gestion des prestations choisies.

École Privée Lumière SAS exige de ses sous-traitants qu’ils présentent des garanties suffisantes en matière de confidentialité, sécurité et conformité au RGPD, et qu’ils n’agissent que sur instruction documentée.

6. Transfert des données vers des pays tiers

En principe, les données personnelles sont conservées et traitées au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Toutefois, certains prestataires techniques ou services numériques peuvent impliquer un transfert de données vers un pays situé hors de l’Union européenne.

Dans un tel cas, École Privée Lumière SAS veille à ce que le transfert soit effectué conformément au RGPD, notamment par l’existence d’une décision d’adéquation, de clauses contractuelles types de la Commission européenne, de règles d’entreprise contraignantes ou de toute autre garantie appropriée reconnue par la réglementation applicable.

7. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation.

  • Dossiers de scolarité : conservés pendant la durée de la relation scolaire, puis archivés selon les obligations applicables.
  • Données administratives et comptables : conservées conformément aux durées légales, notamment en matière fiscale et comptable.
  • Données de communication : conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande puis archivées si nécessaire.
  • Données de sécurité et journaux techniques : conservés pour une durée limitée proportionnée aux besoins de sécurité et de traçabilité.
  • Données traitées sur consentement : conservées jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à l’atteinte de la finalité prévue.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée, selon le cas.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation en vigueur, toute personne concernée dispose des droits suivants, sous réserve des conditions et limites prévues par le RGPD et la loi applicable :

  • Droit d’accès : obtenir la confirmation qu’un traitement de données la concernant est mis en œuvre et en recevoir une copie.
  • Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l’effacement : demander la suppression de ses données dans les cas prévus par la loi.
  • Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d’un traitement dans certaines situations.
  • Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ce droit est applicable.
  • Droit d’opposition : s’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et s’opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection, le cas échéant.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter École Privée Lumière SAS aux coordonnées indiquées ci-dessous. Une preuve d’identité pourra être demandée si cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur.

Lorsque les données concernent un mineur, les titulaires de l’autorité parentale peuvent exercer les droits dans les conditions prévues par la réglementation.

9. Retrait du consentement

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Le retrait du consentement peut limiter la possibilité de fournir certains services ou fonctionnalités facultatives, sans affecter les traitements nécessaires à l’exécution de l’inscription, au respect d’une obligation légale ou à la sécurité de l’établissement.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si une personne estime que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France :

  • Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
  • Adresse : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07, France
  • Site internet : www.cnil.fr

Il est également possible de contacter préalablement École Privée Lumière SAS afin de tenter de résoudre la difficulté de manière amiable.

11. Sécurité des données

École Privée Lumière SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :

  • contrôle des accès aux locaux et aux systèmes d’information ;
  • gestion des habilitations et limitation des accès aux seules personnes autorisées ;
  • mesures de sauvegarde, de chiffrement et de protection des postes et serveurs ;
  • journalisation et surveillance des accès lorsque nécessaire ;
  • procédures de gestion des incidents et des violations de données ;
  • sensibilisation du personnel à la confidentialité et à la protection des données ;
  • sélection de prestataires offrant des garanties adéquates de sécurité.

Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement exempt de risque, École Privée Lumière SAS ne peut garantir une sécurité absolue. En cas d’incident susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, les notifications prévues par la réglementation seront effectuées.

12. Coordonnées de contact

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, à l’exercice des droits ou à la présente politique, vous pouvez contacter :

Dans la mesure où un délégué à la protection des données (DPO) est désigné, ses coordonnées pourront être communiquées sur demande ou via les supports de communication officiels de l’établissement.

13. Modifications de la politique de confidentialité

École Privée Lumière SAS se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles.

En cas de modification substantielle, une information appropriée sera fournie aux personnes concernées, notamment par affichage, publication sur les supports de l’établissement ou communication directe lorsque cela est requis.

La version en vigueur est celle publiée ou mise à disposition à la date de consultation. Nous invitons les personnes concernées à consulter régulièrement cette politique.

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